หน่วยที่ 3
การใช้คอมพิวเตอร์ในงานด้านเอกสาร
ความหมายของเอกสาร
เอกสาร
หมายถึง กระดาษที่ใช้ในธุรกิจ หนังสือ แบบฟอรืม แผนที่
และวัตถุอื่นๆที่บรรจุข้อความทั้งยังอาจรวมถึงสื่อกลางที่ใช้ในการจัดทำข้อมูลต่างๆ
ของธุรกิจด้วย เช่น จดหมายโต้ตอบ แบบฟอร์ม เอกสารทางธุรกิจต่างๆ เป็นต้น
ความสำคัญของเอกสาร
ระยะเริ่มต้นของหน่วยงานธุรกิจที่ได้ดำเนินกิจการนั้น
จะต้องมีเอกสารรเข้าและออก ซึ่งในเบื้องต้นอาจจะมีจำนวนน้อย
แต่เมื่อดำเนินกิจการไปนานๆ จำนวนเอกสารก็จะมีมากขึ้นและมีความสำคัญมากขึ้น
เพราะเอกสารเหล่านี้ถือว่าเป็นหลักฐานในการทำงานของกิจการ
และต้องรักษาไว้เพื่อเป็นหลักฐานในอนาคตต่อไป
ในหน่วยงานธุรกิจถือได้ว่าการดำเนินงานด้านเอกสารนั้น
มีความจำเป็นและให้ความสำคัญมากกับการทำงานเกี่ยวกับเอกสาร
เพราะถือได้ว่าเอกสารมีส่วยช่วยให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ
หากธุรกิจใดมีระบบการจัดการ เก็บรักษา ค้นหา และการทำลายอย่างมีมาตรฐานแล้ว
การดำเนินงานธุรกิจนั้นก็จะดำเนินงานธุรกิจนั้นก็จะดำเนินการไปด้วยความคล่องตัวมีประสิทธิภาพ
และก่อให้เกิดการประหยัดมากขึ้น ดังนั้น
จึงสรุปได้ว่าเอกสารมีความสำคัญต่อหน่วยงานธุรกิจเพราะ
1.เอกสารเป็นเสมือนความจำ
2.เอกสารใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง
3.เอกสารใช้เป็นเครื่องมือในการติดต่อระหว่างหน่วยงาน
4.เอกสารรเป็นหลักฐานทางวัฒนธรรมและภูมิปัญญา
ประเภทของเอกสาร
เอกสารที่ใช้ติดต่อกันอยู่ในปัจจุบันนี้แบ่งออกเป็น
3 ประเภทใหญ่ๆ คือ
1.เอกสารภายนอก หมายถึง เอกสา่รที่หน่วยงานได้รับมาจากหน่วยงานอื่นภายนอก
ซึ่งอาจอยู่ในรูปของจดหมาย ใบโฆษณา ใบสั่งซื้อสินค้า ใบกกำกับสินค้า
ใบแจ้งยอดเงินฝากธนาคาร และเอกสารอื่นๆอีกมากมาย
วึ่งเอกสารที่รับเข้ามานี้จะมีส่วนสำคัญในการบริหารงานของหน่วย
ที่หน่วยงานต้องให้ความสำคัญแก่เอกสารเหล่านี้
และต้องเก็บรักษาไว้เพื่อใช้เป็นหลักฐานจ่อไปในอนาคตด้วย
2.เอกสารภายใน หมายถึง เอกสารที่จัดทำขึ้นใช้ภายในสำนักงาน อาจจะเป็นเอกสารที่แต่ละแผนกในหน่วยงานต้องการจะแจ้งให้พนักงานทราบก้ได้
ตัวอย่างเช่น บันทึกข้อความ คำสั่ง ประกาศ สัญญา งบการเงิน รายงานต่างๆ ของบริษัทฯ
ซึ่งเอกสารต่างๆ เหล่านี้สามารถใช้เป็นหลักฐานต่อไปได้
3.เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หมายถึง เอกสารที่จัดทำโดยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ เช่น
ไฟล์รูปภาพไฟล์จากโปรแกรม Mirosoft Word ไฟล์จากโปรแกรม Microsoft
Excel ซึ่งเอกสารในรูปแบบนี้จะสามารถบริหารจัดการได้ง่ายกว่าเอกสารรูปแบบกระดาษ
การบริหารงานเอกสารและการจัดเก็บเอกสาร
สำนักงานทั้งในภาคเอกชนและรัฐบาลมักจะมีเอกสารเข้า
– ออกหลายประเภทเป็นจำนวนมาก
ซึ่งมีความสำคัญมากน้อยแตกต่างกัน
เอกสารบางชิ้นมีประโยชน์ในการนำข้อมูลไปใช้ในโอกาสต่อไป นอกจากนั้นยังใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง
ฉะนั้นถ้าสำนักงานแห่งใดต้องการดำเนินการด้านเอกสารอย่ามีประสิทธิภาพจำเป็นต้องใช้หลักการบริหาร และการจัดเก็บเอกสารที่ดีมีระบบเพื่อให้นำข้อมูลมาใช้ได้อย่างรวดเร็ว
การจัดเก็บเอกสาร
(Filling) หมายถึง
กระบวนการจัดระบบจำแนกและเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบสะดวกในกานำมาใช้เมื่อต้องการ
ซึ่งถือว่าเป็นเพียงส่วนหนึ่งของการบริหารงานเอกสาร (Records
management) เท่านั้น
การบริการงานเอกสาร
(Records
management) หมายถึง
การดำเนินงานเอกสารให้บรรลุวัตถุประสงค์ตามลำดับขั้นตอนคือ การวางแผน
การกำหนดหน้าที่และโครงสร้างการจัดเก็บเอกสาร การกำหนดระบบการจัดเก็บเอกสารการเก็บรักษา
การควบคุมงานเอกสารและการทำลายเอกสารจึงมีความสัมพันธ์กับเอกสารทุกขั้นตอนตามวงจรเอกสาร
(Records cycle) โดยเริ่มจากการสร้างเอกสาร
(Created) การจำแนกเอกสารและการนำไปใช้
(Classified and utilization) การจัดเก็บเอกสาร (Stored)
การนำกลับมาอ้างอิงเมื่อจำเป็น (Retrieved when necessary) ตลอดจนการเก็บเอกสารกลับคืนหรือ ทำลายเอกสาร (Returned to storage or
destroyed) จึงจำเป็นที่จะต้องหามาตรการที่เหมาะสมมาใช้กับขั้นตอนทั้ง 5
ขั้นตอน
วงจรเอกสาร
ในสหรัฐอเมริกาได้วิจัยต้นทุนการผลิตและการเก็บเอกสารพบว่ามีมูลค่าประมาณ 10-40
% ของต้นทุนในงานสำนักงาน
ถ้าสามารถบริการงานเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพแล้วจะทำให้ต้นทุนด้านนี้ลดลงได้
องค์ประกอบของการบริหารงานเอกสาร
การบริหารงานเอกสรในที่นี้ได้แบ่งงานหรือหน้าที่ในความรับผิดชอบของผู้บริการงานเอกสารได้ ดังต่อไปนี้
การวางแผน
การกำหนดหน้าที่และโครงสร้างของงานเอกสาร
การออกแบบระบบการจัดเก็บเอกสาร
การเก็บรักษา
การควบคุมงานเอกสาร
การทำลายเอกสาร
โดยมีรายละเอียดในแต่ละขั้นตอนดังนี้
การวางแผน
เป็นการเตรียมงานและเตรียมการปฏิบัติงานเอกสาร
เตรียมวัสดุ อุปกรณ์ และสถานที่ในการจัดเก็บเอกสาร
เตรียมกำลังคนที่มีความรู้ในการจัดเก็บเอกสาร รวมทั้งกำหนดนโยบายปฏิบัติงานต่าง ๆ ดังนี้
นโยบายของแผน
โดยกำหนดลงไปว่าจะบริหารงานเอกสาร
โดยให้มีศูนย์กลางของเอกสารหรือจะแยกควบคุมตามหน่วยงานย่อย หรืออาจใช้ทั้ง 2 ระบบ
การฝึกอบรมพนักงาน เพื่อให้การควบคุมงานเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
พนักงานคนใดที่ได้รับมอบอำนาจให้รับผิดชอบเกี่ยวกับงานเอกสารจะต้องมีความรู้ความชำนาญอย่างถูกต้องเกี่ยวกับการดำเนินการด้านเอกสาร
ถ้าพนักงานไม่มีความรู้ต้องจัดให้มีการฝึกอบรมก่อนเข้ามารับหน้าที่
มาตรฐานระบบงาน
การบริหารงานเอกสาร
จะต้องมีการกำหนดมาตรฐานอันเดียวกันทั้งระบบ
เพื่อให้การบริการและการควบคุมทำได้ง่ายและสะดวก
กำหนดสถานที่เก็บเอกสาร
สถานที่เก็บเอกสารต้องจัดให้เป็นสัดส่วนแบ่งให้ชัดเจนลงไปว่า ส่วนใดเก็บเอกสารรอทำลาย ส่วนใดเก็บเอกสารสำคัญ ส่วนใดเป็นงานระหว่างปฏิบัติ โดยให้มีพื้นที่มี่เหมาะสมเพียงพอและให้ความปลอดภัยแก่เอกสาร
กำหนดอายุของเอกสาร
โดยแจ้งให้พนักงานจัดเก็บเอกสารทราบว่า
เอกสารประเภทใดจะต้องเก็บไว้เป็นเวลานานเท่าใดจึงจะทำลาย
เอกสารใดจะต้องเก็บรักษาตลอดไปเอกสารสำคัญมีอะไรบ้าง
กำหนดวิธีโอนเอกสาร
เพื่อให้มีที่เก็บเอกสารระหว่างปฏิบัติงานอย่างเพียงพอเมื่อเอกสารใดใช้ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว
ควรโอนไปยังที่เก็บเอกสารเฉพาะซึ่งจัดไว้โดยอาจโอนเป็นงวด ๆ หรือโอนต่อเนื่องเรื่อย ๆ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับปริมาณของเอกสาร ลักษณะของงานจำนวนพนักงานที่ดูแล ตลอดจนนโยบายของผู้บริหารและวิธีการปฏิบัติงาน
การกำหนดเอกสารสำคัญ
องค์การทุกแห่งย่อมจะมีเอกสารสำคัญเฉพาะของตนเองและเอกสารบางฉบับถือเป็นความลับสุดยอดของบริษัทไม่เปิดเผยให้บุคคลภายนอกรู้ ดังนั้นจึงต้องป้องกันความไม่ปลอดภัยต่างๆ ที่จะเกิดขึ้นกับเอกสาร นอกจากนั้นเอกสารอื่น ๆ ก็อาจจำเป็นต้องเก็บไว้ เพื่อให้อ้างอิงตลอดไปเช่นกัน
กำหนดวิธีการประเมินผลเพื่อหาข้อบกพร่องของแผนการบริการงานเอกสาร
อาจทำได้ทั้งขณะวางแผน
กำลังปฏิบัติการตามแผน
และเมื่อสิ้นระยะเวลาของแผนแล้ว
ซึ่งถ้าประเมินดูแล้วพบว่าไม่เป็นที่พอใจก็จะปรับปรุงให้ดีขึ้น
การกำหนดหน้าที่และโครงสร้างของงานเอกสาร
เป็นการกำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบ
ของผุ้ปฏิบัติงานเอกสารและกำหนดโครงสร้างของงานเอกสารว่าจะให้งานเอกสารเก้บไว้ที่ศูนย์กลางแห่งเดียวกัน
(Centralization filing) เก็บไว้ที่หน่วยงานต่าง ๆ (Decentralization
filing) หรือเก็บไว้ทั้งที่ศูนย์กลางและหน่วยงานต่าง
ๆ โดยพิจารณาถึงข้อดีของแต่ละกรณีดังนี้ การเก็บไว้ที่ศูนย์กลาง
มีข้อดีคือปริมาณงานและอุปกรณ์ในการทำงานน้อย บุคลากรมีความชำนาญเฉพาะด้านและทำงานมีประสิทธิภาพ ประหยัดค่าใช้จ่ายด้านบุคลากรและอุปกรณ์
ส่วนข้อเสียก็คือ หน่วยงานต่าง ๆ
เมื่อต้องการใช้ข้อมูลจะขาดความคล่องตัวในการทำงาน
การเก็บไว้ที่หน่วยงานต่าง ๆ
มีข้อดี คือ เหมาะกับข้อมูลที่มีลักษณะเป็นความลับ การเก็บและการนำออกมาใช้สะดวกและรวดเร็ว แต่มีข้อเสียก็คือ วัสดุ
อุปกรณ์และพนักงานต้องกระจายตามหน่วยงานต่าง ๆ
ทำให้ไม่ประหยัดและวิธีปฏิบัติงานอาจแตกต่างกัน
การเก็บไว้ทั้งที่ศูนย์และหน่วยงานต่าง
ๆ (Centralization and decentalization filing) การจัดเก็บวิธีนี้มีวัตถุประสงค์จะขจัดข้อเสียของทั้ง
2 วิธี การจัดแบบนี้อาจทำได้ดังนี้
ให้หน่วยงานต่าง ๆ
เก็บเอกสารของตน
และเพื่อให้เกิดการประสานงานกัน
และถือปฏิบัติเป็นระบบเดียวกันก็จะจัดให้มีศูนย์กลางการควบคุมทำหน้าที่รับผิดชอบในการบริหารงานเอกสารขององค์การ
แบ่งเอกสารส่วนหนึ่งเก็บแบบผสม
ส่วนหนึ่งเก็บไว้ที่ศูนย์กลาง และอีกส่วนหนึ่งเก็บไว้ที่หน่วยงานต่าง ๆ
ทั้งนี้ต้องพิจารณาถึงลักษณะของงานและประเภทของเอกสารที่จัดเก็บ
การออกแบบระบบจัดเก็บเอกสาร
เป็นการกำหนดว่าจะจำแนกเอกสารตามระบบใดระบบ
หนึ่ง และกำหนดกระบวนการจัดเก็บเอกสารในแต่ละระบบนั้น
ซึ่งรายละเอียดได้กล่าวไว้ในหัวข้อระบบการจัดเก็บเอกสารและกระบวนการจัดเก็บเอกสาร
การเก็บรักษา
การเก็บรักษาหนังสือแบ่งออกเป็นการเก็บในระหว่างปฏิบัติ และเก็บเมื่อปฏิบัติ
เสร็จเรียบร้อยแล้ว วิธีเก็บรักษา มีดังนี้
การเก็บในระหว่างปฏิบัติ
เป็นการเก็บหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จก็ถือว่าอยู่ในความรับผิดชอบของผู้ปฏิบัติหรือของผู้ที่รับเรื่องไว้
เก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว
ผู้เก็บต้องทำหลักฐานการเก็บหรืออาจโอนเอกสารไปแยกเก็บไว้ต่างหาก เพื่อประหยัดต้นทุนในการเก็บรักษา
การควบคุมงานเอกสาร
เป็นการตรวจสอบการปฏิบัติงานเอกสารตั้งแต่เริ่มผลิตเอกสารไม่ว่าจะเป็นการคิด ร่าง
เขียน แต่ง พิมพ์
ทำสำเนา
ก่อนจะผลิตเอกสารขึ้นมาแต่ละชิ้น
ผู้ผลิตจะต้องมีการควบคุมอย่างรอบคอบและเมื่อผลิตแล้วก็ต้องควบคุมวิธีการใช้เอกสารตั้งแต่การเสนอ
การรับ การอ้างอิง แล้วจึงนำไปเก็บรักษา เพราะมีปัญหาที่เกิดขึ้นในการใช้เอกสารมาก
เนื่องจากมีการใช้เกินความจำเป็นหรือมีเอกสารมากจนไม่มีเวลาอ่าน อีกปัญหาหนึ่งก็คือ การขอยืมเอกสารอันจะนำมาซึ่งการคอย การทวงถามและการสูญหายเกิดขึ้น
ทำให้ผู้เป็นเจ้าของเอกสารไม่ปรารถนาจะให้หน่วยงานอื่น ๆ ขอยืมเอกสารของตน
และได้ใช้วิธีการการควบคุมการยืมเอกสารโดยใช้บัตรยืม
กำหนดเวลายืมจดบันทึกการขอยืมและติดตามเอกสารที่ถูกยืมไป เพื่อป้องกันการลืม การสูญหาย
เป็นต้น
นอกจากหน้าที่ดังกล่าวข้างต้นการควบคุมงานเอกสารยังมีการแก้ไขปรับปรุงการปฏิบัติงานให้ดีขึ้น เช่น
การกำหนดศูนย์กลางการควบคุม
การให้คำแนะนำ การัดระบบ การจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานเอกสาร โดยอธิบายถึงนโยบายการบริหาร
การจัดระบบและวิธีการัดเก็บเอกสารแก่พนักงาน เป็นต้น
การทำลายเอกสาร
เอกสารที่ไม่มีประโยชน์แล้วอาจทำลายเสียโดยใช้เครื่องมือเาหรือโดยวิธีอื่น
ๆ
ก่อนทำลายเสนอรายการชื่อหนังสือที่สมควรทำลายแก่ผู้บังคับบัญชาพิจารณาให้ทำลาย มีข้อพิจารณาดังนี้
เอกสารที่จะต้องเก็บรักษาไว้
มีเอกสารอะไรบ้างที่สำคัญและจะต้องเก็บไว้นานเท่าใด หากไม่มีหลักเกณฑ์ที่รัดกุมแล้ว อาจเป็นเหตุให้สูญเสียเอกสารที่สำคัญไป และอาจก่อให้เกิดความเสียหายตามมา
เอกสารที่ต้องทำลายควรมีวิธีจัดการอย่างไร
ความลับจึงจะไม่รั่วไหลไปสู่บุคคลภายนอก
แนวทางการกำหนดอายุการเก็บรักษาเอกสาร
ดังนั้นปัญหาสำคัญจึงอยู่ที่ว่าจะตัดสินใจอย่างไรว่าเอกสารใดควรเก็บ เอกสารใดควรทำลายทิ้ง สิ่งที่ต้องคำนึงถึงก็คือ ความสำคัญของเอกสารนั้น ๆ จึงได้กำหนดคุณค่าของเอกสารลับเป็น 5 ประการ
คือ
คุณค่าทางกฎหมาย
ถือว่าเป็นจุดสำคัญที่ต้องมีการเก็บรักษาเอกสาร
เพราะเอกสารทุกชิ้นล้วนมีคุณค่าในการใช้เป็นหลักบานทางกฎหมายทั้งสิ้น ซึ่งจะนำไปแสดงต่อศาลได้เมื่อมีคดีความเกิดขึ้น
คุณค่าทางด้านการบริหาร
เอกสารประเภทนี้มักได้แก่
ระบบคำสั่งคู่มือ
การปฏิบัติงานด้านต่าง ๆ
ที่ใช้เป็นบรรทัดฐานในการดำเนินงาน
เอกสารเหล่านี้ต้องมีการเก็บรักษาไว้เพื่อใช้เป็นหลักปฏิบัติต่อ ๆ ไป
คุณค่าทางวิจัย
ได้แก่ ข้อมูลต่าง ๆ ที่มีการศึกษาค้นคว้าเก็บไว้ ซึ่งสามารถใช้เป็นการประกอบการวางแผนงาน หรือเป็นลู่ทางในการดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่ง
คุณค่าทางประวัติศาสตร์ ได้แก่
เอกสารที่เกี่ยวกับการก่อตั้งบริษัท รายชื่อผู้ถือหุ้น ฯลฯ
ซึ่งถูกส่งไปเก็บไว้ที่ศูนย์เอกสารธุรกิจ
กรมทะเบียนการค้ากระทรวงพาณิชย์
เพื่อเป็นหลักฐานในการดำเนินงานของบริษัท
เอกสารเหล่านี้จะถูกเก็บไว้โดยไม่มีการทำลาย ไม่ว่าบริษัทนั้น ๆ จะยังอยู่หรือปิดกิจการไปแล้ว
คุณค่าทางการแจ้งข่าวสาร
ได้แก่
เอกสารเกี่ยวกับการประชาสัมพันธ์ข่าวเกตุการณ์ทั่วไป รวมทั้งคำปราศรัย สุนทรพจน์
ฯลฯ
ซึ่งเป็นสิ่งที่ก่อให้เกิดความเข้าใจอันดี
อายุการเก็บเอกสาร
จะพิจารณาว่าเอกสารใดกฎหมายกำหนดให้เก็บไว้นานเท่าใด
และไม่สิ้นเปลืองเนื้อที่หรือค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ รวมทั้งความจำเป็นในการใช้เอกสาร และอายุความของการฟ้องร้องทางกฎหมายเกี่ยวข้องกับเอกสารนั้น
แนวทางการกำหนดอายุการเก็บรักษาเอกสาร มีดังนี้
ตามพระราชบัญญัติการบัญชี
ให้เก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ไม่น้อยกว่า 10 ปี นับแต่วันปิดบัญชี
ตามประกาศกระทรวงพาณิชย์
ให้เก็บรักษาบัญชีและเอกสารการลงบัญชีสำหรับปีนั้นมาแล้วไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันปิดบัญชี
หรือวันที่ลงรายการครั้งสุดท้ายในบัญชีเงินสด ในกรณีที่ไม่มีการปิดบัญชีต้องมีหนังสือของกรมสรรพากร แสดงว่าได้ชำระภาษีครบถ้วนแล้ว สำหรับปีนั้น ๆ
และมีการยื่นคำของอนุญาตต่อสำนักงานบัญชีกลางก่อนทำลาย
ตามกฎหมายแรงงาน
ให้นายจ้างซึ่งมีลูกจ้างรวมกันตั้งแต่ 10
คนขึ้นไปเป็นประจำ
จัดทำทะเบียนลูกจ้างและเอกสารเกี่ยวกับการคำนวณค่าจ้างเป็นภาษาไทยและเก็บไว้ ณ สถานที่ทำงานพร้อมที่จะให้พนักงานตรวจแรงงานตรวจได้ทะเบียนลูกจ้างนั้น อย่างน้อยต้องมีรายการต่อไปนี้ ชื่อ – สกุล
เพศ สัญชาติ วันเดือนปีเกิด อายุ ที่อยู่ปัจจุบัน วันที่เริ่มจ้าง อัตราค่าจ้างและประโยชน์ตอบแทน วันสิ้นสุดของการจ้าง
ให้นายจ้างเก็บรักษาทะเบียนลูกจ้างไว้ไม่น้อยกว่า 2
ปี นับแต่วันสิ้นสุดของการจ้างลูกจ้างแต่ละราย
เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงรายการในทะเบียนลูกจ้างให้นายจ้างแก้ไขเพิ่มเติมทะเบียนลูกจ้างให้แล้วเสร็จภายใน 14 วัน
นับแต่วันที่มีการเปลี่ยนแปลงนั้น
สำหรับเอกสารเกี่ยวกับการคำนวณค่าจ้าง
ค่าล่วงเวลา และค่าทำงานในวันหยุดนั้น อย่างน้อยต้องมีรายการต่อไปนี้ วันและเวลาทำงาน ผลงานที่ทำได้สำหรับลูกจ้าง ค่าจ้าวตามผลงาน (เป็นหน่วย) ค่าล่วงเวลา
ค่าทำงานในวันหยุด
ลายมือลูกจ้างลงชื่อรับเงิน
เอกสารที่ต้องเก็บเอาไว้ตลอดไป
ได้แก่ เอกสารก่อตั้งบริษัท ทะเบียน
หุ้นส่วนทะเบียน และข้อปฏิบัติต่าง ๆ รวมทั้งรายงานการประชุม
เอกสารที่ต้องเก็บไว้ 10 ปี ได้แก่
เอกสารประกอบการลงบัญชี
เอกสารการชำระภาษีอากร
ใบเสร็จรับเงิน
เอกสารที่ต้องเก็บไว้ 5 ปี ได้แก่
สัญญาเงินกู้ที่ชำระเสร็จสิ้นแล้ว
หลักฐานการจ่ายค่าจ้างเงินเดือน
เอกสารที่ต้องเก็บไว้ 1 ปี ได้แก่
เอกสารทั่วไปที่ไม่มีความสำคัญ
เอกสารที่ต้องเก็บไว้ 2 ปี ได้แก่
หลักฐานการจ่ายค่าแรง บริการ ค่าเช่าต่างๆ และทะเบียนประวัติพนักงานที่ออกแล้ว
หลักการเก็บที่กล่าวมาข้างต้นเป็นหลักเกณฑ์ทั่วๆ ไป
แต่สำหรับการประกอบธุรกิจในกิจการแต่ละแห่งอาจไม่เหมือนกัน
ซึ่งผู้ดูแลรับผิดชอบควรจะได้มีการปรึกษาหารือกับผู้บังคับบัญชา หรือผู้บริหาร
เพื่อให้ทราบนโยบายการเก็บรักษาเอกสารด้วยจะสามารถลดความวุ่นวายตามมาในภายหลัง
มาตรการและขั้นตอนในการทำลายเอกสาร เอกสาร
เมื่อหมดความจำเป็นที่จะต้องเก็บรักษาไว้ก็ควรจะทำลายไม่ปล่อยทิ้งไว้ แต่การทำลายต้องมีหลักเกณฑ์ ต้องควบคุมกันอย่างรัดกุม นับตั้งแต่เริ่มขนย้ายไปจนกระทั่งการทำลายเสร็จ มิฉะนั้นอาจเกิดความเสียหายตามมา คือ
ความลับรั่วไหล
เอกสารสำคัญถูกทำลายโดยรู้เท่าไม่ถึงการณ์และเอกสารอาจถูกทำลายโดยเจตนา
การที่ความลับจะรั่วไหลไปได้อาจมีผู้หยิบเอกสารบางอย่างไปตอนกำลังขนย้ายหรือเอกสารที่หลงเหลือจากการทำลายกลายไปเป็นหลักฐานสำคัญของคู่แข่งขันไป ข้อเสนอแนะในการทำลายเอกสารมีดังนี้ เอกสารสำคัญที่ถูกทำลายไปโดยรู้เท่าไม่ถึงการณ์อาจเกิดขึ้นได้ถ้าไม่เอาใจใส่ให้ดีพอ
เช่น เวลาต้องการทำลายเอกสารจำนวนมาก
ๆ อาจมองแค่ผ่าน ๆ ไป
โดยไม่พิจารณาให้ละเอียด
ดังนั้นจึงมีโอกาสที่เอกสารสำคัญ ๆ
จะหลงหูหลงตาถูกทำลายไปด้วย
เอกสารถูกทำลายโดยเจตนาอาจมีใครที่แอบเอาหลักฐานสำคัญที่จะทำลายหลักฐานมาให้ผู้รับผิดชอบนำไปทำลายด้วย
เพื่อป้องกันปัญหาต่างๆ ที่จะเกิดขึ้น
จึงได้กำหนดขั้นตอนการทำลายไว้ดังนี้
ขั้นแรก
ต้องทำเรื่องของอนุมัติจากผู้บริหารว่าจะทำลายเอกสารนั้น ๆ
แล้ว จะได้ไม่เป็นการทำลายเอกสารโดยพลการ
นอกจากนี้เวลามีคดีอะไรเกิดขึ้นภายหลังก็สามารถอ้างได้ว่ารับคำสั่งมา
ขั้นที่สอง ตั้งคณะกรรมการขึ้นมาพิจารณาเอกสารที่จะทำลายโดยให้ผู้รับผิดชอบและเจ้าของอกสารมาร่วมพิจารณาพร้อม
ๆ กัน
ตัวแทนจากส่วนกลางและนักกฎหมายจะช่วยตัดปัญหาการทำลายเอกสารโดยรู้เท่าไม่ถึงการณ์ได้
ขั้นที่สาม
หลังจากที่แน่ใจว่าเอกสารใดทำลายได้ก็จะเป็นขั้นตอนทำลายเอกสาร ซึ่งจะต้องควบคุมการทำลายตั้งต้นจนจบ เพื่อไม่ให้เกิดความเสียหายอย่างอื่นตามา เช่น
ไม่ปรากฏข้อความใด ๆ
หลงเหลือให้ใครนำไปใช้ประโยชน์ได้อีก
ขั้นสุดท้าย
เมื่อเอกสารถูกทำลายเรียบร้อยแล้วก็ควรทำรายงานเพื่อเสนอต่อผู้บริหารเก็บไว้เป็นหลักฐานต่อไป
เครื่องทำลายเอกสาร
(Shredder) วิธีการกำจัดเอกสารในสำนักงานที่ไม่ใช้แล้ว
อาจทำโดยขยำทิ้งลงตะกร้าผงหรือเผาทิ้งไปก็ได้ แต่สำหรับวิธีแรกย่อมไม่ใช่วิธีที่ดี หากเป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับความลับของบริษัทเพราะความลับอาจรั่วไหลได้ ส่วนวิธีกำจัดด้วยการเผาทิ้งก็ยุ่งยาก เนื่องจากต้องจัดหาสถานที่เผาให้เหมาะสมซึ่งควันและกลิ่นจะไม่ไปรบกวนใคร
ดังนั้นวิธีที่น่าจะสะดวกด้วยและปลอดภัยก็คือ ใช้เครื่องทำลายเอกสารนั้นเอง
เครื่องทำลายเอกสารสามารถทำลายเอกสารทั่วไปได้ประมาณครั้งละ 11 แผ่น โดยใช้ความเร็วประมาณนาทีละ 11 เมตร จะเหลือเอกสารที่ถูกทำลายแล้วเพียง 2 มิลลิเมตร (ถ้าเป็นระบบธรรมดา)
แต่ถ้าเป็นระบบครอสคัทจากเศษกระดาษจึงสามารถกลืนคลิปกระดาษหรือลวดเย็บ ซึ่งติดไปกับเอกสารได้โดยไม่ทำให้ใบมีดสึกหรอ
ระบบควบคุมการทำงานของเครื่องเป็นระบบไร้เสียงรบกวน มีระบบเดินหน้า – ถอยหลัง (แก้ปัญหากรณีที่กระดาษติด) และมีระบบสวิตซ์อัตโนมัติ
ซึ่งเพียงเปิดเครื่องทิ้งไว้แล้วป้อนกระดาษ สวิตซ์ดังกล่าวจะควบคุมการเปิด – ปิด เครื่องเองโดยอัตโนมัติ (จะทำการตัดไฟให้ทันที่ที่หยุดป้อนกระดาษ)
เศษเอกสารที่ถูกทำลายแล้วจะถูกบรรจุในถุงพลาสติดที่ติดอยู่กับตัวเครื่อง
ระบบการจัดเก็บเอกสาร
เอกสารมีความสำคัญต่อกิจการ ในระยะเริ่มแรกของการตั้งสำนักงานใหม่ ความสำคัญของการเก็บเอกสารยังมีไม่มากนัก แต่เมื่อหน่วยงานมีอายุมากขึ้นและมีขนาดใหญ่ขึ้น
ปริมาณเอกสารจะเพิ่มขึ้นตามการจัดเก็บเอกสารและการบริหารเอกสารจึงมีความสำคัญต่อกิจการเพราะกิจการต้องนำข้อมูลมาวิเคราะห์และนำผลของการวิเคราะห์มาพิจารณาแก้ไขปรับปรุงกิจการ
เพื่อให้การเก็บรักษาเอกสารดำเนินต่อไปด้วยความเป็นระเบียบเรียบร้อย
และเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
โดยเฉพาะเมื่อมีความจำเป็นต้องใช้เอกสารก็สามารถเรียกใช้เอกสารที่ต้องการได้ตลอดเวลา
ไม่ว่าเวลาจะผ่านไปนานเท่าใด จึงจำเป็นที่จะต้องมีการบำรุงรักษาระบบการเก็บเอกสาร
ซึ่งมีข้อควรปฏิบัติดังนี้
1. ควรมีระบบจัดเก็บที่เป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งระบบ
และมีผู้รับผิดชอบในการจัดเก็บเอกสารโดยตรง สามารถตัดสินใจแก้ปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นได้
2. ควรกำหนดกฎเกณฑ์ที่แน่นอนเกี่ยวกับการเลือกหน่วยเก็บและเรียงลำดับตัวอักษร
3. ควรจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบเรียบร้อย
โดยจัดเก็บเข้าแฟ้มหรือแหล่งเก็บได้อย่างถูกต้อง
และเก็บเอกสารเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ
4. ในการเลือกแฟ้มและลิ้นชักเก็บเอกสารต้องเหมาะสมกับเอกสารที่จะจัดเก็บและควรจัดเก็บเอกสารแต่พอสมควร
อย่าเก็บเอกสารให้แน่นเกินไป
5. ควรเก็บเอกสารลงแฟ้มด้วยความระมัดระวัง และหากมีเอกสารที่ชำรุดหรือฉีกขาด
ก็ควรซ่อมแซมรักษาเอกสารให้อยู่ในสภาพที่เรียบร้อยก่อนจัดลงแฟ้ม
และควรจัดหาแฟ้มใหม่มาแทนแฟ้มเก่าที่ชำรุด
6. ควรใช้ตู้จัดเก็บเอกสารที่มีแผงกั้นแฟ้ม เพื่อรองรับแฟ้มให้ตรง
7. ควรกำหนดระยะเวลาการโอน การทำลายเอกสารให้แน่นอน
เพื่อมิให้เอกสารที่ไม่จำเป็นอยู่ในแหล่งเก็บมากเกินไป
ขั้นตอนการจัดเก็บเอกสาร
1. เตรียมอุปกรณ์ สถานที่ และเอกสารให้พร้อม
อุปกรณ์ที่จำเป็นต้องใช้อาจมีอยู่แล้วในสำนักงานของคุณ เช่น กล่องกระดาษ แฟ้ม ปากกา กระดาษสี ชั้นวาง
รวมไปถึงตู้หรือห้องสำหรับเก็บเอกสารซึ่งคุณจะต้องทำให้มันโล่งเพื่อให้จัด
เก็บเอกสารได้ทันทีเมื่อกระบวนการทั้งหมดเสร็จสิ้น ทั้งนี้สิ่งที่สำคัญที่สุดคือ
คุณต้องรวบรวมเอกสารทั้งหมดมาไว้ที่เดียวกัน
มิฉะนั้นคุณอาจต้องเสียเวลามาจัดการใหม่อีกใหม่อีกหลายรอบเมื่อพบว่ามี
เอกสารหลงเหลืออยู่ตามที่ต่างๆ
2. แยกเอกสารทั้งหมดเป็นสองประเภท
ต่อมาคุณต้องแยกเอกสารทั้งหมดเป็นสองประเภทใหญ่ๆ คือ
เอกสารที่ต้องจัดเก็บ
อันได้แก่เอกสารสำคัญต่างๆที่มีผลทางกฎหมาย หรือผลประโยชน์ของกิจการ เช่น
ใบอนุญาตประกอบธุรกิจ ใบกรมธรรม์ประกันภัย ใบหุ้น โฉนด ใบสัญญาต่างๆ ฯลฯ
เอกสารเกี่ยวกับการดำเนินการ เช่น ใบวางบิล ใบส่งสินค้า ใบเสร็จ ใบเสนอราคา
ใบกำกับภาษี ฯลฯ และเอกสารข้อมูลต่างๆที่จำเป็น เช่น บัญชีรายรับ- รายจ่าย
รายการสินค้า หรือรายงานสถิติต่างๆ
เอกสารที่ไม่ต้องจัดเก็บ
คือ เอกสารที่ไม่มีความจำเป็นหรือหมดอายุการใช้งานแล้ว
และไม่มีกฎหมายบังคับให้ต้องเก็บ เช่น ใบประกาศต่างๆ จดหมายแจ้งประชุม
สถิติข้อมูลเก่าที่ไม่จำเป็นต้องใช้แล้ว สำเนาเอกสารที่ใช้แต่ตัวจริง ฯลฯ
ทั้งนี้เพื่อไม่ให้เอกสารกระจัดกระจาย
คุณอาจแยกใส่กล่องขนาดใหญ่สองใบที่เตรียมไว้ก็ได้
3. แยกเอกสารที่ต้องจัดเก็บเป็นหมวดหมู่ย่อยที่สุด
คุณควรเริ่มจัดการกับกล่องใบแรกก่อน
โดยคุณต้องแยกเอกสารที่ต้องจัดเก็บเป็นสองประเภท คือ เอกสารที่ยังอยู่ระหว่างปฏิบัติงาน
อันได้แก่ ใบรายการที่ต้องส่งให้ลูกค้า ใบเสร็จที่ยังไม่ได้ชำระ
ใบเสนอราคาที่ยังไม่ผ่านการพิจารณา ฯลฯ และเอกสารที่ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว
อย่างเช่น เอกสารที่ผ่านการดำเนินการแล้ว
รวมไปถึงเอกสารสำคัญทางกฎหมายและผลประโยชน์ที่กล่าวไปในข้อก่อนหน้าด้วย
หลังจากแบ่งเอกสารเป็นสองประเภทข้างต้นแล้ว
คุณก็ต้องจัดหมวดหมู่ของเอกสารเหล่านั้นอีกครั้ง เช่น หมวดการเงิน หมวดการจัดการ
หมวดการจำหน่าย ฯลฯ และแยกย่อยลงไปจนเรียกได้ว่าย่อยที่สุด เช่น ในหมวดการเงิน
ก็จะมีพวกใบเสร็จต่างๆ
4. จัดเรียง
เมื่อแยกเป็นประเภทย่อยที่สุดแล้ว
คุณก็ต้องเอาเอกสารเหล่านั้นมาจัดเรียงตามลำดับวันและเวลาอีกครั้งหนึ่ง
เพื่อให้หาได้ง่ายเมื่อจำเป็นต้องหยิบมันมาใช้
ในกรณีที่ในแต่ละวันมีใบรายการจำนวนมาก
คุณอาจจัดเรียงรายการในหนึ่งวันนั้นตามลำดับตัวอักษรจากชื่อองค์กร ผลิตภัณฑ์ ผู้รับ-ส่ง
หรือข้อมูลอื่นๆที่ระบุไว้ในเอกสารดังกล่าวเพื่อให้สะดวกในการค้นหาและเป็น
ระเบียบยิ่งขึ้น
5. จัดเข้าแฟ้ม
เก็บเอกสารที่ไม่ค่อยได้ใช้ไว้ด้านล่างสุดหรือในสุดของตู้
และเก็บเอกสารที่ใช้บ่อยๆไว้ในระดับสายตาที่หยิบมาใช้ได้ง่าย
เป็นอันว่าการแยกเอกสารได้เสร็จสิ้นแล้ว
ต่อมาสิ่งที่คุณจำเป็นต้องทำคือนำเอกสารเหล่านั้นใส่แฟ้ม
โดยคุณควรแยกให้ชัดเจนว่าแฟ้มไหนใส่เอกสารหมวดอะไร
และใส่เฉพาะเอกสารหมวดนั้นๆเพียงอย่างเดียว
แต่ทั้งนี้ในหนึ่งแฟ้มไม่ควรจัดเก็บเอกสารมากเกินไปเพราะนอกจากจะทำให้หา
ข้อมูลได้ยากแล้ว ขนาดที่หนาเกินไปยังส่งผลต่อการจัดเก็บอีกด้วย
ดังนั้นในกรณีที่มีเอกสารมากกว่าหนึ่งแฟ้มในหนึ่งหมวด
การใช้วิธีแยกหมวดด้วยแฟ้มสีต่างๆยังอาจเป็นอีกทางเลือกที่ดีสำหรับคุณ
หลังจากเก็บเอกสารในแฟ้มแล้วคุณอาจใช้กระดาษสีที่เตรียมไว้ในมาทำที่คั่น
หรือติดที่สันกระดาษแยกเพื่อเอกสารตามประเภท และวัน เดือน ปี และติดฉลาก
หรือใช้ปากกาเขียนชื่อหมวด
และรายการเอกสารที่สันของแฟ้มเพื่อให้รู้ว่าแฟ้มแต่ละอันนั้นเก็บเอกสาร
ประเภทอะไรโดยไม่จะเป็นต้องเปิดดู
ประโยชน์ของการจัดเก็บเอกสาร
ประโยชน์ของการจัดเก็บเอกสาร
สามารถจำแนกได้ดังนี้
เพื่อใช้เป็นหลักฐานอ้างอิง
เพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการดำเนินงาน
เพื่อใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงาน
ได้แก่ กฎ ระเบียบ ข้อบังคับต่าง ๆ
เพื่อใช้สำหรับการบริหารประกอบการตัดสินใจ
ได้แก่ การสำรวจเกี่ยวกับข้อมูลตัวเลขผลการวิจัย สถิติต่าง ๆ ของหน่วยงาน ถือเป็นข้อมูลสำหรับนักบริหารที่ใช้ในการตัดสินใจเกี่ยวกับการกำหนดนโยบายที่สำคัญ
เพื่อช่วยให้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพ
เช่น เอกสารที่อยู่ในระหว่างการดำเนินงานจะช่วยใช้การติดต่อในเรื่องต่าง ๆ
เป็นไปอย่างต่อเนื่อง ไม่ต้องเสียเวลาในการอ้างอิง สามารถดูได้จากเอกสารครั้งสุดท้าย
ทำการติดต่อเพื่อแจ้งเรื่องราวที่ต้องการสื่อข้อความไปได้โดยทันที
**************************************
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น