หน่วยที่ 8
การใช้คอมพิวเตอร์ในงานด้านทรัพยากรบุคคล
ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารบุคคล
ในการที่จะพัฒนาองค์กรให้ประสบความสำเร็จได้นั้น ทรัพยากรบุคคล
ถือเป็นปัจจัยที่สำคัญมากประการหนึ่ง ที่มีส่วนสนับสนุนให้องค์กรเกิดความ ก้าวหน้า
ดังนั้น การจัดการในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรบุคคลให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุด
จึงเป็นเรื่องที่ทุกองค์กรต้องให้ความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง
ซึ่งมีงานที่จะต้องควบคุมอยู่หลายๆ ส่วน เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด เช่น งาน
ในเรื่องของการตรวจสอบเวลาการมาทำงานในแต่ละวัน, การตรวจสอบสิทธิในการลา, จำนวนชั่วโมงทำงาน, จำนวนชั่วโมงล่วงเวลา, การคำนวณเงินเดือนหรือรายได้อื่นๆ, วิธีการคำนวณ
ตลอดจนการประสานงานกับหน่วยงานภายนอก เช่น
การนำส่งเงินเดือนให้กับธนาคารเพื่อเข้าบัญชีของพนักงาน หรือการส่งรายงานต่างๆ
ให้กับหน่วยงานราชการที่เกี่ยวข้อง เช่น รายงานด้านภาษีเงินได้
หรือกองทุนประกันสังคม เป็นต้น นอกจากนี้ สิ่งที่ขาดไม่ได้ใน งานด้านบุคลากรก็คือ
ระบบที่สนับสนุนการพัฒนาบุคลากร, การประเมินผลการทำงาน
หรืองานทางด้านการสรรหาบุคลากร เป็นต้น
กำเนิดระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์(HRIS)
ต้นปี พ.ศ.๒๕๒๓ ได้มี Software packages ออกมาโดยให้ผู้ซื้อสามารถปรับปรุงเท่าที่จำเป็นได้เอง
นอกจากนี้ ได้มีระบบที่มีราคาถูกกว่าออกมาซึ่งถือเป็นการคุ้มค่าสำหรับบริษัทที่มีพนักงานน้อยกว่า
๒,๐๐๐ - ๓,๐๐๐ คน
การพัฒนาระบบล่าสุดเป็นการดำเนินการเพื่อการบริหารแผนค่าตอบแทนและกำไรและเพิ่มความสามารถในการรายงานของระบบ
ซึ่งยังคงมีปัญหาสองประการคือการขาดผู้ที่มีความรู้ในเรื่องนี้ และเวลาในการใช้ระบบที่ยาวนานโดยมักจะใช้เวลาสองสามปีจากวันเริ่มต้นจนถึงใช้เต็มระบบทำให้ไม่น่าสนใจ
ปัญหาสำคัญอีกประการหนึ่ง คือ ปัญหาระบบแฟ้มข้อมูล (File systems) โดยระบบแฟ้มข้อมูล
เป็นวิธีการจัดเก็บข้อมูลแบบเดิม ซึ่งมีลักษณะที่หน่วยงานต่างเก็บข้อมูลที่จำเป็นของตนเอง
ทำให้เกิดปัญหา คือ ความซ้ำซ้อนของข้อมูล ความไม่สอดคล้องกันของข้อมูล
ขาดความยืดหยุ่น ความไม่ปลอดภัยของข้อมูล ขาดความเป็นหนึ่งเดียวกันของข้อมูล
ข้อมูลต้องขึ้นกับโปรแกรมที่ใช้ ข้อมูลแยกอิสระจากกัน และขาดการใช้ข้อมูลร่วมกัน
(ทิพวรรณ หล่อสุวรรณรัตน์ ๒๕๔๗: ๑๖๘) แม้จะมีอุปสรรค
แต่การใช้ HRIS ก็ยังขยายตัว จากการสำรวจของสถาบันศึกษากำลังคน (Institute of Manpower Studies) เมื่อ พ.ศ.๒๕๒๕
พบว่า ๔๐% ขององค์การที่สำรวจ มีการใช้ HRIS และเมื่อ พ.ศ.๒๕๓๔
จากการสำรวจลักษณะเดียวกัน พบว่า ๙๖% ขององค์การใช้ HRIS โดยหนึ่งในสามขององค์การเหล่านี้มีพนักงานมากกว่า
๑๒,๐๐๐ คน
ซึ่งจากความรับผิดชอบของงานทรัพยากรมนุษย์ที่เพิ่มขึ้นและจำนวนข้อมูลพนักงาน
ทำให้ต้องมีวิธีการติดตามข้อมูล โดยการตัดสินใจมีความสำคัญขึ้น
ความสำคัญของระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์(HRIS)
ช่วยให้ประหยัดในระยะยาว
และช่วยแก้ปัญหาและเพิ่มผลผลิตและกำไร (Ranieri ๑๙๙๓ : ๕) ซึ่งผลที่ได้จาก HRIS ต่อผู้บริหาร ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ และพนักงานเป็นไปตามตาราง ๒.๓
ซึ่งตัวอย่างการลดเวลาของผู้บริหารคือการวิเคราะห์เรื่องที่จะฝึกอบรม
ซึ่งจะมีบันทึกหลักสูตรที่สำเร็จของพนักงานแต่ละคนให้สามารถดูได้
โดยใช้ร่วมกับกับข้อมูลการประเมินการปฏิบัติงาน เพื่อกำหนดแผนการฝึกอบรม
นอกจากนี้ยังสามารถสร้างรายงานเตือนผู้บริหารเมื่อถึงเวลาประเมินการปฏิบัติงาน
ส่วนผลดีต่อพนักงานคือสามารถรู้ข้อมูลเงินเดือนและเงินตอบแทนได้เร็วขึ้น ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ได้ประโยชน์จากการสามารถสร้างรูปแบบต่าง
ๆ ได้ง่ายขึ้น โดยสามารถสร้างข้อมูลเงินเดือนและเงินตอบแทนสำหรับพนักงานแต่ละคน
ทั้งฝ่าย หรือทั้งบริษัท
การรายงานด้วยมือสำหรับข้อมูลดังกล่าวโดยฝ่ายทรัพยากรมนุษย์เป็นสิ่งที่น่าเบื่อและใช้เวลามาก
และเสี่ยงต่อการผิดพลาด
ระบบอัตโนมัติจะให้ข้อมูลที่ถูกต้องและสมบูรณ์มากขึ้นที่จะนำไปดำเนินกรรมวิธี
ลดเวลาการส่งข้อมูลและเพิ่มเวลาในการวิเคราะห์และแก้ปัญหา สามารถผลิตรายงานมาตรฐานต่าง ๆ ได้โดยง่าย
เช่น รายงานงบเงินรวม การเข้ารับการฝึกอบรม บัญชีพนักงานและการวิเคราะห์แรงงานโดยอายุ
ทักษะหรือประสบการณ์ ประโยชน์สำคัญอีกประการหนึ่งของระบบคือ
สามารถค้นหาพนักงานที่มีทักษะเฉพาะสำหรับตำแหน่งงานที่ว่าง
ซึ่งจะช่วยลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการหาคนเข้าตำแหน่งจากภายนอกในเมื่อมีผู้มีคุณสมบัติอยู่แล้ว
ทั้งภายในองค์การและผู้ที่อยู่นอกองค์การสามารถใช้สารสนเทศที่ผลิตโดย HRIS (ตาราง ๒.๔) โดยผู้ใช้ภายในองค์การได้แก่
เจ้าหน้าที่ธุรการ ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ หรือฝ่ายวางแผน นอกจากนี้
ผู้ที่อยู่ในตำแหน่งบริหารของฝ่ายต่าง ๆ
อาจใช้สารสนเทศหรือสถิติที่เกี่ยวกับงานของตน การจัดคน ผลผลิต และควบคุม การใช้สารสนเทศ HRIS ภายนอกองค์การอาจเป็นเพื่อการปฏิบัติตามข้อกำหนดการรายงานและระเบียบของทางราชการ
หรือจากการสำรวจเชิงอาสา (Domsch อ้างใน Ranieri ๑๙๙๓ : ๓)
ซึ่งสารสนเทศนี้อาจต้องเป็นไปตามระยะเวลา
อยู่ในรูปแบบการวิเคราะห์เชิงสถิติหรืออาจเพื่อพนักงานเฉพาะกลุ่ม นอกจากนี้ HRIS ยังสามารถดึงข้อมูลได้ตลอดเวลาและในรูปแบบที่ต้องการเพื่อสนองความต้องการของผู้ใช้
ข้อมูลในระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์
ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรบุคคลโดยทั่วไป เป็นกระบวนการที่รวบรวม
จัดเก็บ บำรุงรักษา และนำมาปรับแก้ไขอย่างเป็นระบบ
เพื่อให้ระบบสารสนเทศมีความถูกต้องสมบูรณ์ สามารถนำข้อมูลไปใช้งานด้านต่างๆ
ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
แต่จากการที่การบริหารงานด้านทรัพยากรบุคคล
มีการพัฒนาและปรับตัวให้ทันสถานการณ์ของโลกที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว ภารกิจใหม่ที่นักบริหารด้านทรัพยากรบุคคล
ควรให้ความสนใจยิ่งขึ้น เช่น การวิจัยและพัฒนาทางด้านการพัฒนาทรัพยากรบุคคล
เป็นการหาแนวทางเพื่อเพิ่มผลผลิตให้กับองค์กร ซึ่งก็ถือว่ามีความสำคัญ
มากต่อการพัฒนาองค์กร อย่างไรก็ตาม เพื่อให้สารสนเทศทางด้านทรัพยากรบุคคล สามารถนำไปใช้งานจริงได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เราจึงควรคำนึงถึงองค์ประกอบทางด้านบุคลากร (Human
Resources), ด้านสารสนเทศ (Information
Technology) และ ด้านการบริหาร (Management) มาประกอบกัน
แล้วสร้างเป็น
การพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารบุคคล
การบริหารบุคคลหรือการบริหารทรัพยากรมนุษย์
เป็นงานสำคัญที่มิใช่เพียงแต่การปฏิบัติงานประจำวันเกี่ยวกับการควบคุมดูแลบุคลากรและค่าจ้างแรงงานเท่านั้น
แต่ต้องเป็นการดำเนินงานเชิงรุก (Proactive) การประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศในการดำเนินงานช่วยให้งานทรัพยากรบุคคลมีประสิทธิภาพขึ้น
โดยที่การพัฒนาระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคลต้องพิจารณาปัจจัยสำคัญ ๕
ประการต่อไปนี้
ก. ความสามารถ (Capability) หมายถึงความพร้อมขององค์การและบุคคลในการประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศ
โดยต้องพิจารณาความสามารถของบุคลากร ๓ กลุ่ม คือ
๑) ผู้บริหารระดับสูงต้องพร้อมที่จะสนับสนุนด้านนโยบาย
กำลังคน กำลังเงิน และวัสดุอุปกรณ์ในการพัฒนาระบบสารสนเทศขององค์การ
๒)
ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องมีความรู้ ความเข้าใจ
และตื่นตัวในการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์
เพื่อให้การทำงานในหน่วยงานมีความคล่องตัวขึ้น
๓)
ฝ่ายสารสนเทศที่ต้องทำความเข้าใจและออกแบบระบบงานให้สอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้แต่ละกลุ่ม
ข. การควบคุม (Control) การพัฒนา HRIS จะให้ความสำคัญกับความปลอดภัยของสารสนเทศโดยเฉพาะการเข้าถึงและความถูกต้องของข้อมูล
เนื่องจากข้อมูลด้านทรัพยากรบุคคลจะเกี่ยวข้องกับความเป็นส่วนตัว
ของสมาชิกแต่ละคน ซึ่งจะมีผลต่อชื่อเสียงและผลได้-ผลเสียของบุคคล
จึงต้องมีการจัดระบบการเข้าถึงและจัดการข้อมูลที่รัดกุม
โดยอนุญาตให้ผู้มีหน้าที่และความรับผิดชอบในแต่ละงานสามารถเข้าถึงและปรับปรุงสารสนเทศในส่วนงานของตนเท่านั้น
ค. ต้นทุน (Cost) ปกติการดำเนินงานด้านทรัพยากรบุคคลจะมีต้นทุนที่สูง
ขณะเดียวกันก็จะไม่เห็นผลตอบแทนที่ชัดเจน ตัวอย่างเช่น
การเปลี่ยนแปลงขององค์การทั้งในด้านการขยายตัวและหดตัวซึ่งจะมีผลกระทบต่อบุคลากร
ดังนั้นฝ่ายบริหารและทรัพยากรบุคคลสมควรมีข้อมูลที่เหมาะสมในการตัดสินใจ เป็นต้น
ขณะเดียวกัน การลงทุนในด้านเทคโนโลยีสารสนเทศจะมีค่าใช้จ่ายสูง
ซึ่งฝ่ายบริหารสมควรต้องพิจารณาผลตอบแทนที่ได้รับจากการพัฒนาระบบว่าคุ้มค่ากับต้นทุนที่ใช้ไปหรือไม่
ง. การติดต่อสื่อสาร (Communication) หมายถึงการพัฒนาระบบสารสนเทศต้องศึกษาการไหลเวียนของสารสนเทศ
(Information flow) ภายในองค์การและความสัมพันธ์ระหว่างองค์การกับสภาพแวดล้อมภายนอก
ตลอดจนเตรียมการในการสื่อสารข้อมูล เพื่อให้ผู้เกี่ยวข้องรับทราบ
เกิดความเข้าใจและทัศนคติที่ดีกับการนำระบบสารสนเทศมาประยุกต์ใช้
จ.
ความได้เปรียบในการแข่งขัน (Competitive
advantage) ปัจจุบันการพัฒนา HRIS ไม่เพียงแต่ช่วยให้การดำเนินงานขององค์การมีประสิทธิภาพขึ้น
แต่ยังมีส่วนสำคัญในการสร้างศักยภาพและความได้เปรียบในการแข่งขันให้แก่ธุรกิจ
**************************************
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น